Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
WYNEX – Scan & Build GbR
Herschbacher Weg 2
56244 Rückeroth
Deutschland
E-Mail: info@wynex.de

2. Hosting und Server-Logdaten

Die Website und die zugehörigen Anwendungen werden auf einem selbst verwalteten Server bei der Netcup GmbH in Deutschland betrieben. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch erforderliche Daten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte URL, Referrer, Browsertyp und Betriebssystem. Die Verarbeitung dient der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung sowie der Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit keine Sicherheits- oder gesetzlichen Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

Mit dem Hosting-Anbieter sind die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen einer Auftragsverarbeitung zu prüfen und, soweit erforderlich, vertraglich zu regeln. Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

3. Kontaktanfragen und E-Mail

Wenn du uns per E-Mail oder über das Kontaktformular kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Kontaktdaten, Nachricht, Telefonnummer sowie die Angaben zu deinem Vorhaben zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kommunikation und – sofern daraus ein Auftrag entsteht – zur Vertragsanbahnung und Vertragsabwicklung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung von Anfragen und Geschäftskommunikation).

Der Versand erfolgt grundsätzlich über den selbst betriebenen Maildienst. Dabei werden Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt, Anhänge und technische Zustelldaten verarbeitet. Eingehende Nachrichten an info@wynex.de werden zur Bearbeitung an die drei Gesellschafter weitergeleitet und zusätzlich im Info-Postfach gespeichert.

4. Uploads und Projektdaten

Übermittelte Bilder, CAD-Dateien und Archive werden zur Bearbeitung deiner Anfrage in einem privaten, selbst betriebenen Supabase-Storage gespeichert. Zulässige Uploads sind unter anderem STL, STEP, 3MF, OBJ, IGES, F3D, BLEND und ZIP bis zu 100 MB je Datei; die technische Begrenzung beschreibt nicht die zulässige Verarbeitung sensibler Inhalte.

Die Kontakt- und Projektdaten werden in einer selbst gehosteten Supabase-Datenbank für Anfragebearbeitung, Angebot, Projektverwaltung und Nachweis gespeichert. Download-Links zu CAD-Dateien sind signiert und standardmäßig 14 Tage gültig. Dateien und Anfragedaten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Gewährleistungs- oder Nachweisinteressen entgegenstehen. Eine konkrete Löschfrist hängt deshalb vom Anfrage- oder Vertragsverhältnis ab.

5. Chat, Sprachfunktionen und KI-Dienste

Der Support-Chat und die Sprachfunktionen werden nur durch deine aktive Nutzung gestartet. Chatnachrichten werden serverseitig an OpenRouter zur Erzeugung einer Antwort übermittelt. Für die Transkription einer Sprachaufnahme wird die Aufnahme an das über OpenRouter ausgewählte Spracherkennungsmodell übermittelt; für die Sprachausgabe wird der Antworttext an das ausgewählte Audiomodell übermittelt. Aktuell werden hierfür je nach aktivierter Funktion Modelle von Mistral, Google oder OpenAI über OpenRouter eingesetzt. OpenRouter erhält dabei die für die jeweilige Anfrage erforderlichen Inhalte sowie technische Verbindungsdaten.

Die Sprachaufnahme wird von WYNEX für die Anfrageverarbeitung nicht dauerhaft als Audiodatei gespeichert. Transkripte können als Teil einer von dir abgeschickten Anfrage und der daraus entstehenden Projektkommunikation gespeichert werden. Bitte übermittle im Chat und in Sprachaufnahmen keine Passwörter, Zugangsdaten oder unnötigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Die jeweiligen Anbieterbedingungen und datenschutzrechtlichen Vereinbarungen werden vor dem produktiven Einsatz geprüft.

6. Dashboard und technisch erforderliche Speicherung

Für den geschützten Team-Bereich werden Authentifizierungs- und Sessiondaten verarbeitet. Technisch erforderliche Cookies beziehungsweise lokale Einstellungen können für Anmeldung, Sicherheit und die Bedienung des Dashboards verwendet werden. Es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies und keine externen Analyse- oder Werbedienste eingesetzt.

7. Empfänger und Übermittlungen

Empfänger personenbezogener Daten sind – abhängig von der genutzten Funktion – die mit der Bearbeitung befassten Gesellschafter, der selbst betriebene Mail- und Datenbankdienst, der Hosting-Anbieter Netcup sowie die für Chat-, Transkriptions- und Sprachausgabefunktionen eingesetzten KI-Dienstleister. Daten werden nur übermittelt, soweit dies für die angeforderte Funktion erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht. Bei Übermittlungen in Drittländer werden die jeweils erforderlichen Garantien und Anbieterbedingungen geprüft.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für Anfrage, Vertragsanbahnung, Vertrag, Abrechnung, Gewährleistung, Nachweis oder gesetzliche Aufbewahrung erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe entgegenstehen. Die Aufbewahrungsfristen für Geschäfts- und Steuerunterlagen richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben.

9. Deine Rechte

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.

10. Aktualisierung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, eingesetzte Anbieter, Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Die Beschreibung ist technisch auf den aktuellen Stand der Website abgestimmt; eine rechtliche Prüfung vor dem endgültigen Geschäftsbetrieb wird empfohlen.